社内の相談窓口が機能しない？外部相談窓口「サポキタ」の特徴と5つの導入メリット

社内に相談窓口を設けているものの、

ほとんど相談が来ない
本当に機能しているのか

と感じていませんか？

相談が少ないからといって、職場に問題がないとは限りません。

自分だと特定されそう
上司に知られたくない

といった不安から、悩みを抱えたまま声を上げられない従業員もいます。

こうした相談のハードルを下げる選択肢が、社外の第三者に相談できる「外部相談窓口」です。

匿名での相談にも対応しています。

「相談窓口を作っただけになっている」と感じている方は、ぜひ参考にしてください。

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社内の相談窓口が機能しないのはなぜ？

社内に相談窓口を設置していても、従業員が安心して利用できなければ十分に機能しているとはいえません。

特に中小企業では社員同士の距離が近く、「相談したことが周囲に知られるのでは」と不安を感じる人もいます。

相談件数が少ない場合は、問題がないと判断するだけでなく、従業員が声を上げにくい環境になっていないか確認することが大切です。

社内窓口が利用されにくい理由として、主に次の3つが考えられます。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

相談すると自分だと特定されそう

従業員数がそれほど多くない企業では、匿名で相談できる仕組みがあっても、「内容を読めば自分だと分かるのでは」と感じることがあります。

たとえば、所属部署や仕事内容、トラブルが起きた時期などを伝えるだけでも、相談者を推測できそうだと考えてしまうケースです。

そのため、会社として相談窓口を用意していても、従業員が利用をためらうことがあります。

特に、次のような職場では相談への心理的なハードルが高くなりやすいでしょう。

「匿名窓口を設置しているから安心」と考えるだけではなく、従業員の立場から本当に相談しやすい仕組みになっているかを見ることが重要です。

相談担当者と上司・経営層との距離が近い

社内相談窓口では、人事や総務の担当者が相談を受けるケースがあります。

しかし、相談担当者が上司や経営層と普段から近い関係にあると、「話した内容が上司にも伝わるのでは」と心配する従業員もいるでしょう。

担当者本人が適切に対応していても、相談する側が不安を感じていれば、本音を話すのは簡単ではありません。

たとえば、次のような状況が相談をためらう理由になり得ます。

このように、社内の人間関係そのものが相談のハードルになることがあります。

相談担当者の対応だけでなく、「誰に相談する仕組みなのか」という点にも目を向ける必要があります。

相談後の評価や人間関係が気になる

従業員にとって不安なのは、相談するときだけではありません。

「相談したことで評価に影響しないか」「職場で気まずくならないか」など、その後の働き方まで考えて相談をためらう場合があります。

とくに上司や同僚とのトラブルについて相談する場合、問題が表面化したあとの人間関係を心配するのは自然なことです。

従業員が抱きやすい不安には、次のようなものがあります。

こうした不安が残っていると、問題を抱えていても「相談しないほうがいい」と判断してしまう可能性があります。

そのため、相談窓口には設置するだけでなく、従業員が安心して声を上げられる環境づくりも求められます。

中小企業にもハラスメント相談体制の整備が求められている

ハラスメント対策は、一部の大企業だけが取り組めばよいものではありません。

職場におけるパワーハラスメントを防ぐため、事業主には相談へ適切に対応できる体制づくりなどが求められています。

中小企業の場合、「専任の担当者を置く余裕がない」「誰を相談担当にすればよいか分からない」と悩むこともあるでしょう。

まずは会社に求められている対応を理解し、自社で無理なく運用できる方法を考えることが大切です。

主なポイントは次のとおりです。

ここから、それぞれ詳しく見ていきましょう。

パワーハラスメント防止措置は中小企業も義務化

2022年4月1日から、中小企業の事業主にも職場におけるパワーハラスメント防止措置が義務化されています。

厚生労働省の指針では、事業主が方針を明確にするだけでなく、相談に応じて適切に対応するための体制を整えることなどが求められています。

「従業員数が少ないから対策しなくてもよい」というものではありません。

企業規模にかかわらず、従業員が相談できる環境を整えておく必要があります。

具体的に求められている主な対応は、次のとおりです。

そのため、「問題が起きてから対応する」のではなく、相談を受けられる環境を事前に準備しておくことが重要です。

「窓口を作って終わり」ではなく周知や適切な対応も重要

ハラスメント相談窓口は、担当者を決めただけで十分というわけではありません。

厚生労働省の指針では、相談窓口をあらかじめ定めて従業員へ周知するとともに、担当者が相談内容や状況に応じて適切に対応できるようにすることを求めています。

実際に問題が起きている場合だけでなく、ハラスメントに該当するか判断しにくい段階でも、広く相談へ対応することが重要です。

窓口を機能させるためには、たとえば次の点を確認しておきましょう。

このように、相談窓口は「設置してあるか」だけでなく、「従業員が安心して利用できる状態になっているか」という視点で考える必要があります。

社内での運用が難しければ外部委託も選択肢

中小企業では、人事や総務の担当者がほかの業務を兼任しているケースも珍しくありません。

相談担当者を決めても、相談対応の知識や時間を十分に確保できなかったり、従業員との距離が近いため匿名性を保ちにくかったりすることがあります。

こうした場合は、すべてを社内だけで抱え込まず、外部の相談窓口を活用するのも一つの方法です。

厚生労働省の指針でも、相談窓口を定める方法の例として、外部機関への相談対応の委託が挙げられています。

外部委託を検討しやすいのは、たとえば次のような企業です。

外部相談窓口なら、社内の人間関係から離れた第三者が相談の受け皿になります。

こうした仕組みを中小企業でも取り入れやすくしたサービスの一つが、外部相談窓口「サポキタ」です。

外部相談窓口「サポキタ」とは？

ハラスメントのように表面化した問題だけでなく、人間関係や仕事上の悩みなど、従業員が抱えている声を受け止める入口として活用できます。

社内では言いにくいことを第三者へ相談でき、その内容を企業側の職場環境づくりにも役立てられるのが特徴です。

主な特徴をまとめると、次のようになります。

問題が大きくなってから対処するだけでなく、従業員の小さな声に気づくきっかけを作りたい企業にとって、検討しやすい外部相談窓口といえるでしょう。

社外の第三者に匿名でも相談できる

匿名での相談にも対応しているため、「会社の人には直接話しにくい」「相談したことを知られたくない」と感じている従業員も利用しやすい仕組みです。

社内の人間関係から距離を置いた窓口を用意することで、本音を話す際の心理的なハードルを下げることが期待できます。

たとえば、次のような悩みを抱えている場合の相談先になります。

「深刻な問題になってから相談する場所」だけではなく、従業員が早い段階で声を上げられる入口を社外に作れる点がサポキタの特徴です。

電話・LINE・オンライン・Webフォームから相談できる

相談窓口を設けても、利用方法が限られていると従業員によっては相談しにくい場合があります。

Webフォームは24時間利用できるため、営業時間中に電話するのが難しい人でも、自分のタイミングで相談内容を送れます。

利用できる主な相談方法は、次のとおりです。

「電話で直接話したい人」と「まずは文章で伝えたい人」では、相談しやすい方法が異なります。

このように複数の選択肢があれば、従業員が自分に合った方法を選びやすく、相談への最初の一歩を踏み出しやすくなります。

相談内容を整理して企業へレポート

寄せられた相談内容を整理し、個人が特定されない形で企業側へレポートする仕組みがあります。

経営者や人事担当者が普段の業務だけでは気づきにくい職場の悩みを把握する材料となり、問題が深刻になる前に職場環境を見直すきっかけとして活用できます。

企業側では、レポートを通じて次のような状況に目を向けやすくなります。

従業員の相談内容をそのまま共有するのではなく、プライバシーに配慮しながら企業側の「気づき」につなげられる点も、サポキタを導入するメリットの一つです。

サポキタの口コミ・評判

ただし、現時点ではサポキタについて、第三者サイトなどで確認できる口コミ・評判は多くありません。

そのため、口コミの件数だけで良し悪しを判断するのではなく、外部相談窓口として自社が求める条件を満たしているか確認することが大切です。

特に、次のようなポイントをチェックしてみましょう。

サポキタは、匿名相談や電話・LINE・オンライン相談・Webフォームなどに対応しており、相談内容を企業側へレポートする仕組みもあります。

口コミが少ないサービスだからこそ、評判だけに頼らず、公式情報でサービス内容や対応範囲を確認したうえで、自社の課題に合っているか判断するとよいでしょう。

サポキタを導入する5つのメリット

従業員が相談しやすい環境を整えながら、企業側も普段は見えにくい現場の声を把握するきっかけを作れます。

専任の人事担当者を置くのが難しい中小企業にとって、相談対応の負担を抑えながら体制を整えやすい点もメリットです。

主なメリットは、次の5つです。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

1．従業員が社内では言いにくい悩みを相談しやすくなる

社内窓口の場合、「相談内容から自分だと分かるかもしれない」「担当者から上司へ話が伝わるのでは」と不安になり、本音を話せないケースもあります。

サポキタなら社外に相談先を設けられ、匿名での相談にも対応しているため、こうした心理的なハードルを下げやすくなります。

特に、次のような従業員の受け皿として活用できます。

「困ったときに社内窓口へ相談してください」と伝えるだけでなく、社外にも選択肢を用意することで、従業員が声を上げやすい環境づくりにつながります。

2．ハラスメント以外の悩みも相談できる

従業員が抱える悩みは、明確なハラスメントだけとは限りません。

「上司とうまくいかない」「仕事量が多くてつらい」「職場になじめない」など、一つひとつは小さく見えても、本人にとって大きな負担になっているケースがあります。

たとえば、次のような相談が考えられます。

「ハラスメントに該当するか分からないから相談できない」と線引きする必要がないのもポイントです。

早い段階から話せる窓口があることで、従業員が一人で悩みを抱え込むのを防ぐための選択肢になります。

3．現場で起きている問題を把握するきっかけになる

複数の店舗や事業所を運営している企業では、経営者や本社の人事担当者がすべての現場を細かく把握するのは簡単ではありません。

数字上は問題なく見えていても、特定の部署で人間関係の悩みが続いていたり、業務負担が偏っていたりする可能性があります。

特に、次のような企業では役立てやすいでしょう。

レポートがあれば、現場のすべてが分かるわけではありません。

それでも、これまで見えていなかった課題へ目を向け、職場環境を見直すきっかけを作れる点は大きなメリットです。

4．相談件数を気にせず利用しやすい

外部相談窓口を導入するとき、「従業員から相談が増えたら、その分だけ費用も増えるのでは」と心配する企業もあるでしょう。

利用状況によって相談件数が増減しても予算を管理しやすく、従業員にも窓口の利用を案内しやすい仕組みです。

相談件数が原則無制限であることには、次のようなメリットがあります。

相談窓口は、用意するだけでなく実際に使ってもらうことが重要です。

そのため、件数を過度に気にせず利用できる仕組みは、相談しやすい環境を継続して整えるうえでも役立ちます。

5．必要に応じて専門家につないでもらえる

従業員から寄せられる相談の中には、一般的な相談対応だけでは判断が難しいものもあります。

たとえば、法的な対応が必要なトラブルや労務上の問題、心身の状態について専門的な支援が必要になるケースです。

相談内容に応じて、次のような専門家との連携につなげられます。

サポキタだけですべての問題を解決するというより、まず従業員の声を受け止め、必要な支援へつなぐ「入口」として考えると分かりやすいでしょう。

企業側が最初からすべての専門家を自社でそろえる必要がない点も、人事体制が限られている中小企業にとって利用しやすいポイントです。

サポキタはどんな企業に向いている？

特に、相談窓口を設置しているのに利用されていない場合は、相談先が社内にあること自体がハードルになっているかもしれません。

また、専任の人事担当者がいない企業や複数の拠点を持つ企業にとっても、社外に相談先を設ける方法は検討しやすいでしょう。

具体的には、次のような企業です。

一つでも「自社に当てはまる」と感じた場合は、現在の相談体制を見直すタイミングかもしれません。

サポキタは社内相談窓口を単純に置き換えるものではなく、社内では拾いにくい従業員の声を受け止める、もう一つの相談先として活用できます。

サポキタを導入する前に確認しておきたいポイント

「何のために導入するのか」「従業員にどう利用してもらうのか」を事前に整理しておくことで、導入後の運用方針も決めやすくなります。

また、相談内容によっては外部相談窓口だけで対応せず、専門家との連携が必要になる場合もあります。

導入前に確認しておきたいポイントは、次の3つです。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

相談窓口を導入する目的を社内で整理する

外部相談窓口を導入する前に、「自社では何を改善したいのか」を整理しておきましょう。

ハラスメント対策を進めたい企業と、突然の退職が続いている企業では、相談窓口に期待する役割も変わってきます。

目的が曖昧なままだと、導入後に何を確認すべきか分からず、窓口を設置しただけになりかねません。

まずは現在の課題を振り返り、相談窓口をどのように活用したいのか社内で共有しておくことが大切です。

たとえば、次のような目的が考えられます。

目的を整理しておけば、サポキタが自社の課題に合っているかも判断しやすくなります。

導入後は従業員への周知も欠かせない

「どんな悩みを相談できるのか」「どの方法で相談するのか」などを分かりやすく伝え、必要なときに利用できる状態を作っておくことが重要です。

一度案内して終わりにするのではなく、社内掲示や定期的な案内などを通じて、相談先として認識してもらう工夫も必要でしょう。

周知する際は、次のような情報を伝えておくと分かりやすくなります。

このように利用方法を具体的に伝えることで、従業員が「困ったときに使える窓口」として認識しやすくなります。

深刻な問題は専門家との連携も検討する

外部相談窓口は従業員の声を受け止める大切な入口ですが、すべての問題を相談窓口だけで解決できるわけではありません。

相談内容によっては、法律や労務、心身の健康などについて専門的な判断や対応が必要になることもあります。

たとえば、次のようなケースが考えられます。

サポキタは、あらゆる問題を単独で解決するサービスというより、悩みを受け止めて必要な対応へつなげる入口として活用するのが適しています。

相談窓口と専門家の役割を分けて考えておけば、より深刻な相談が寄せられた際にも対応を検討しやすくなるでしょう。

まとめ：社内で声を上げにくいなら外部相談窓口を検討しよう

社内相談窓口への相談件数が少ないからといって、「従業員は特に悩んでいない」とは限りません。

「自分だと特定されたくない」「上司や人事に知られるのが不安」といった理由から、相談したくても声を上げられないケースも考えられます。

大切なのは窓口を設置することだけではなく、従業員が安心して相談できる選択肢を用意することです。

特に、次のような企業は外部相談窓口の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

サポキタなら、社外の第三者に匿名でも相談でき、電話・LINE・オンライン相談・Webフォームなど複数の方法を利用できます。

相談内容を企業側の気づきにつなげる仕組みもあるため、今まで社内では拾いきれなかった声に目を向けるきっかけにもなるでしょう。

「今の相談窓口で十分なのだろうか」と感じているなら、一度サポキタの詳しいサービス内容を確認してみてください。

自社だけですべてを抱え込まず、従業員が安心して声を上げられる環境を整えるところから始めてみてはいかがでしょうか。

社外にも相談できる場所を作りたい方は、サポキタの公式ページで詳しいサービス内容や導入方法を確認できます。

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